Workplace by Facebook est une déclinaison de Facebook qui permet aux organisations et aux entreprises de créer leur propre réseau social interne. Aussi appelé RSE (Réseau Social d’Entreprise).

Workplace by Facebook est un espace de travail collaboratif sécurisé où l’on peut suivre un fil d’actualité. La vocation de Workplace est de partager de l’information uniquement avec les personnes concernées par un sujet ou une thématique au sein d’un groupe de discussion.

L’objectif de Workplace est de faciliter le travail collaboratif, le partage de documents et la communication au sein des organisations de toutes tailles.

Workplace propose à chaque organisation, d’avoir son propre Facebook en interne où les informations seront diffusées à titre privé.

Il est à noter que Workplace a été développé dans une démarche appelée “mobile first” pour répondre aux moyens de communication actuels. Workplace est développé, avant tout, pour une utilisation dite nomade : tablette et smartphone. Chaque membre du groupe peut alors échanger en toute liberté qu’il soit à son bureau ou en déplacement. Une application spécifique est disponible sur iOS et Android store pour avoir accès à Workplace plus facilement et plus rapidement.

 

Les fonctionnalités de Workplace by Facebook

 

Les fonctionnalités présentes au sein de Workplace sont très proche de celles proposées par Facebook que l’on utilise à titre personnel.

  1. Un fil d’actualité où les membres peuvent visualiser le contenu publié par les autres membres du groupe.
  2. La gestion du profil où chaque membre pourra personnaliser son propre profil
  3. Une messagerie instantanée disponible sous 3 formes : texte (Chat), conversation audio ou encore de visioconférence avec la vidéo.
  4. La création de groupe d’utilisateurs où une équipe peut échanger autour d’un projet ou encore des salariés d’un département qui souhaitent collaborer au sein d’un espace clos qui leur est dédié et sécurisé.

 

Les différents types de publications de Workplace by Facebook

 

  1. Publications de type texte
    • Pour notifier un membre du groupe, il faudra ajouter le symbole “@” suivi du prénom de la personne. Une fois la publication envoyée, cette personne recevra une notification afin de l’avertir directement. Cette fonctionnalité est utile lorsque le message est important.
  2. Publication de type Image ou Vidéo
    • Les images et les Vidéos seront publiées directement sur le fil d’actualité comme le propose déjà Facebook. Pour les vidéos, il est recommandé d’utiliser le format .MP4. Pour les images, le format .JPG sera utilisé.
    • Workplace permet également de la diffusion de vidéo en direct sur les groupes. Cette fonctionnalité est toutefois accessible uniquement depuis l’application mobile.
  3. Publication de type Fichier
    • Les formats autorisés sont : Pdf, Zip (fichier archive compressé), Docx, Xlsx
    • Une fois le fichier publié, chaque membre peut alors télécharger le document partagé
    • Important, le membre qui a partagé le document peut à tout moment décidé de supprimer le document partagé en cas d’erreur.
    • Le poids maximal pour chaque document est de 100 Mo.
    • Pour chaque publication il est possible d’importer une Révision. Autrement dit une nouvelle version du document sans pour autant avoir à faire une nouvelle publication. L’historique des Révisions s’affiche dans la publication et chaque révision est consultable indépendamment.
  4. Publication de type Sondage
    • Ici le membre est invité à faire un sondage où il devra lister les réponses possibles qu’il propose à la communauté du groupe.
    • Chaque membre pourra alors répondre à ce sondage en choisissant parmi les réponses proposées.
    • Cette fonctionnalité donne la possibilité, si on le souhaite d’autoriser les membres à ajouter une réponse supplémentaire au sondage ou encore donner la possibilité aux membres de sélectionner plusieurs réponses. Attention, ces 2 options sont par cochées défaut lors de la mise en place d’un sondage. Pour désactiver ces options, il faut les décocher en cliquant sur la mention “Choix de réponse”.
  5. Publication de type Créer un document
    • Workplace vous permet de rédiger directement un document (aussi appelé Article) au sein de sa plateforme.
    • Chaque Document est illustré par une bannière graphique, un titre et texte. La mise en page du texte est assez succincte. Il y a très peu de possibilité pour personnaliser le texte : Pas de choix de police, de gras, de souligné, de couleur de texte … Il est par contre possible d’intégrer des photos ou des vidéos. Les vidéos sont intégrées via le code d’intégration proposée par les plateforme d’hébergement de vidéo comme Viméo ou YouTube.
    • ATTENTION, par défaut, les membres du groupe peuvent modifier le contenu du document. Pour désactiver cette option, il faut accéder en bas de l’article et décocher l’option “Autoriser les membres du groupe à modifier ce document”
    • Ces document peuvent être simplement enregistrés sans pour autant être publiés et par conséquent visibles par la communauté. Le document est alors enregistré comme Brouillon pour y apporter des modifications si nécessaire avant sa publication officielle.
  6. Publication de type Événement
    • Ce type de publication a pour vocation de rassembler les membres du groupe lors d’un événement physique. Cette publication permet de donner toutes les informations nécessaires et utiles pour participer à cet évènement.

Chaque publication peut être épinglé. Une fois la publication épinglée, elle sera toujours affichée en haut du fil d’actualité.Cette technique permet de donner de l’importance à votre publication ou encore éviter de devoir répéter régulièrement le même message. Cette option se veut utile pour rappeler à la communauté, les règles à respecter lors de la publication sur le groupe par exemple.

Point important, les Administrateurs peuvent gérer pour chaque groupe la manière dont vont s’afficher les publications. Par défaut, les publications sont publiées en direct. Mais il est possible de modérer les publications avant leur publication. Les administrateurs recevront une notification pour valider ou non la publication avant de la rendre public sur le groupe.

 

Les différents types de notifications de Workplace by Facebook

 

Pour l’ensemble des publications, chaque membre à la possibilité de gérer ses propres notifications.

Pour gérer les notifications, il faut accéder aux Options (petite roue dentée située en haut à droite de la page), puis cliquer sur “Paramètres” et enfin cliquer sur “Notifications” situé en haut à gauche de la page.

Les notifications sont de 3 types :

  1. Sur Workplace : L’utilisateur doit se connecter à la plateforme pour visualiser les notifications reçues pendant son absence.
  2. Par email : L’utilisateur reçoit un email lorsqu’il est notifier sur Workplace.
  3. Sur le mobile du membre : Les notifications sont affichées en temps réel sur l’écran de l’utilisateur.

 

Les différents types de groupes de Workplace by Facebook

 

Workplace by Facebook propose de créer des groupes en fonction de vos besoins et de vos attentes.

  1. Equipe et projets : partagez et discutez des nouveautés avec votre équipe ou votre projet.
  2. Discussion ouverte : donnez votre avis sur les projets, les produits ou d’autres initiatives.
  3. Annonces : partagez les évènements de l’entreprise, les mises à jour des règlements ou d’autres annonces à l’échelle de l’entreprise.
  4. Social et plus : apprenez à mieux connaître vos collègues dans des groupes sur le sport, les loisirs et d’autres activités sociales.
  5. Inter-entreprises : Les groupes inter-entreprise sont des groupes dans lesquels les employés de différentes entreprises peuvent collaborer. Les membres d’un groupe inter-entreprise peuvent provenir d’une ou plusieurs entreprises dotées de comptes Workplace.

 

Confidentialité des groupes de Workplace by Facebook

 

Workplace by Facebook propose de créer de 2 types de groupes : Ouverts ou Fermés.

  1. Si le groupe est Ouvert, le Groupe Facebook pourra être trouvé dans le moteur de recherche de Workplace par toutes personnes inscrites sur Workplace, mais les seuls les membres du groupe pourront voir les publications.
  2. Si le groupe est Fermé, uniquement les membres associés à ce Groupe Facebook pourront trouver ce groupe dans le moteur de recherche de Workplace et voir les publications publiées sur le groupe.

Chaque Groupe propose son propre Nom et sa propre Description sous la forme d’un texte et sa propre Bannière graphique. Le Nom et la Description du groupe doivent présenter rapidement le contenu qui sera publié sur le Groupe et la bannière graphique devra représenter l’univers du Groupe. La vocation de ces paramètres sont de rassurer les membres qui seront invités à rejoindre le Groupe de discussion.

Pour inviter des personnes à rejoindre un Groupe, il faut accéder à la section “Ajouter des membres”. ATTENTION, les membres doivent en amont avoir créé leur compte sur Workplace en cliquant sur cette URL : https://www.facebook.com/workplace

A noter, seules les adresses email type société (xxxx@masociete.com) sont acceptées. Workplace by Facebook refuse à jour les adresses emails de type xxxx@gamil.com, xxxx@orange.com, xxxx@yahoo.com …